ROTINAS DE UM BOM INVENTÁRIO

Autor.: EDILSON GALVÃO DOS SANTOS ( rev:.nr.24 / AGO-2009)
SUMÁRIO:
1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FÍSICO DOS ESTOQUES
1.1 Importância e Finalidade
1.2 Comissão Permanente de Inventário – CPI
1.3 Coordenadores do Inventário
1.4 Equipes de Inventário
2. DATA DO INVENTÁRIO, ABRANGÊNCIA E CRITÉRIOS DA CONTAGEM
2.1 Data do Inventário
2.2 Abrangência da Contagem
2.3 Material de Nossa Propriedade em Poder de Terceiros
2.4 Material de Propriedade de Terceiros em Nosso Poder
2.5 Critério de Classificação de Item
2.6 Critérios para Contagem
2.7 Contagem física dos estoques nos CD´s, CDA´s e Empreiteiras
3. PROVIDÊNCIAS ANTES DO INVENTÁRIO
3.1 Designação das Equipes
3.2 Definição dos Locais de Contagem
3.3 Arrumação Física
3.4 Material Não Conforme - Reprovas
3.5 Recebimento/Expedição de Materiais
3.6 Atividades de Movimentação de Materiais
3.7 Transferências entre Depósitos
3.8 Materiais em Trânsito
3.9 Equipamentos para Contagem
3.10 Fichas de Controle de Estoque de Prateleiras
3.11 Atualização do Sistema de Materiais
4. FORMULÁRIOS DE INVENTÁRIO E A SUA UTILIZAÇÃO
4.1 Formulários
4.2 Responsabilidade pelos Formulários
4.3 Instruções de Utilização
5. PROVIDÊNCIAS DURANTE O INVENTÁRIO
5.1 Utilização do Sistema
5.2 Controle das Contagens
5.3 Ocorrências
5.4 Liberação de Áreas
5.5 Movimentação Física dos Materiais
5.6 Corte de Documentação – Cut-Off
5.7 Protocolo de Controle das Listas de Materiais – MB52
6. PROVIDÊNCIAS APÓS O INVENTÁRIO
Orientação Técnica
Suprimentos
Inventário Físico – Materias, Insumos , Mat. Prima ,etc.
Instrução Normativa da CIA.
IMPRESSÃO NÃO CONTROLADA
Tipo de Documento:
Área de Aplicação:
UN Distribuição
Título do Documento:
N.Documento: Categoria: Versão: Aprovado por: Data Publicação: Página:
6.1 Encerramento
6.2 Liberação do Sistema de Materiais
6.3 Fichas de Controle de Estoque
6.4 Diferenças/Justificativas
7. INVENTÁRIO ROTATIVO
7.1. Inventário Rotativo nos Centros de Distribuição – CD
7.2. Inventário Rotativo nos depósitos dos Centros de Distribuição Avançados –
CDA´s (Estações Avançadas)
7.3. Inventário Rotativo nos depósitos Especiais – RPC e STC
8. SUBTRAÇÃO
8.1. Subtração de Materiais Registrados nos Estoques durante evento.

A N E X O S
1 - Organograma Funcional
2 - Lista de Materiais para o Inventário .
3 - Relatório das Justificativas das Divergências
4 - Descrição das Funções e Responsabilidades dos Participantes
5 - Cronograma de Atividades / Responsabilidades
6 - Carta para a Confirmação de Materiais de Nossa propriedade em Poder de
Terceiros
7 - Relatório – Comissão de Inventário
Orientação Técnica
Suprimentos
Inventário Físico - Equipamentos e dispositivos Disponíveis.

IMPRESSÃO NÃO CONTROLADA
Tipo de Documento:
Área de Aplicação:
UN Distribuição
Título do Documento:
N.Documento: Categoria: Versão: Aprovado por: Data Publicação: Página:

1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FÍSICO DOS ESTOQUES
1.1 IMPORTÂNCIA E FINALIDADE:
Estabelecer procedimento para realização do levantamento físico anual que
constitui um importante elemento, para confirmação e validação dos
Materiais Diversos , os quais poderão ser acompanhados pela Auditoria Externa a critério da CPI (Comissão Permanente de
Inventário).

1.2 COMISSÃO PERMANENTE DE INVENTÁRIOS – CPI:
Comissão constituída de representantes de diversas Diretorias da empresa,
incumbida da coordenação geral dos inventários na empresa.

COMPOSIÇÃO DA CPI ( ANEXO 1 ):
Coordenador Operacional
- Gerente do Depto de Produtiva e da Engenharia
- Gerente do Depto de Administrativo e Fiscal
- Gerente do Depto de Planejamento de Suprimentos e Financeiro
Coordenador de Procedimentos
- Gerente da Auditoria Interna.
Equipes de Suporte - Membros representantes dos módulos Materiais ,
Contabilidade e Auditoria (efetivos e suplentes)
serão indicados pelos Membros da CPI.
1.3 COORDENADORES DO INVENTÁRIO
Gerentes das Divisões de Engenharia, Divisão de Perdas Comerciais (Vendas e GQ ), Distribuição e Logística, bases
operacionais (CDA’s) do Chefe de Operações do Operador Logístico nos CD’s.

1.4 EQUIPES DE INVENTÁRIO
Designados pelos coordenadores do inventário.
2. DATA DO INVENTÁRIO ABRANGÊNCIA E CRITÉRIOS DE CONTAGEM
2.1 DATA DO INVENTÁRIO:
O Inventário Oficial será realizado no período a ser definido pela CPI seguindo o
cronograma .

2.2 ABRANGÊNCIA DA CONTAGEM:
Serão contados 100% dos itens que compõem os estoques, não estando
compreendidos na contagem:
• material ativado (reserva técnica);
• materiais destinados a projetos específicos já baixados do estoque;
• materiais em processo de medição;
• material de propriedade de terceiros em nosso poder;
• materiais recebidos de fornecedores durante o processo de inventário.

2.3 MATERIAL DE NOSSA PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS:
O material de nossa propriedade em poder de terceiros (processo de
beneficiamento), deverá constar em relatório específico, identificando: código,
quantidade, fornecedor onde este encontra-se e o número do documento fiscal de
remessa. Para estes itens deverá ser enviado carta ao fornecedor, pedindo a
confirmação dos nossos estoques em seu poder, conforme modelo de carta no
ANEXO 6.

2.4 MATERIAL DE PROPRIEDADE DE TERCEIROS EM NOSSO PODER:
O material de terceiros em nosso poder deverá estar previamente separado,
identificado através de referência ao documento fiscal de entrada e arranjado em
área separada dos locais de contagem. É conveniente sinalizar visualmente com
tabuletas ou faixas, contendo a mensagem "Material de Terceiros em Nosso
Poder".

2.5 CRITÉRIO DE CLASSIFICAÇÃO DE ITEM:
A classificação dos itens A, B, C, se dá em função do seu valor de estoques,
classificados em ordem decrescente de valor por depósito no ANEXO 2.

2.6 CRITÉRIOS PARA CONTAGEM:
Os critérios para contagem são os seguintes:
Itens - Lacrados:
As quantidades registradas nas caixas dos fornecedores, devidamente lacradas,
podem ser utilizadas desde que, se tenha validado estas quantidades, através de
amostragem por item.
Grau de Tolerância:
É o grau de aceitação da divergência, sem que este desvio seja efetivamente
contabilizado como um erro ou diferença no sistema. Trata-se de uma simples
aplicação do bom senso, pois a determinação de uma tolerância reduz a
necessidade de reconciliações e ajustes de saldo desnecessários, em contraste
com a política de tolerância zero.

Tolerância na Acuracidade de Itens – CD’s/CDA’s
Serão aplicadas as tolerância para efeito de acuracidade de itens conforme
parâmetros de porcentagem e valores ( modular ) estabelecidos na tabela abaixo:

Material Porcentagem do Valor
Total do Item
Conforme critério da Empresa normalmente se estabelece de 0,1 atér 1% do R$.

Limite do Valor
Lista de Materiais para o Inventário
Será fornecido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, o relatório
por depósito, dentro dos critérios pré determinados , conforme modelo do

ANEXO 2.
2.7. CONTAGEM FÍSICA DOS ESTOQUES NOS CD´s, CDA´s :
Aplicam-se os procedimentos desta instrução com especial atenção :
♦ Comunicar sobre o inventário físico e suas datas de realização;
♦ Efetuar arrumação física por item;
♦ Verificar a necessidade de equipamentos para contagem onde aplicável;
♦ Determinar equipe de contagem/coordenação, para realizar o levantamento
físico;
♦ Haverá acompanhamento da Auditoria Externa e Interna no período de
contagem a critério da CPI.

3. PROVIDÊNCIAS ANTES DO INVENTÁRIO:
3.1. DESIGNAÇÃO DA EQUIPE:
É importante o bom dimensionamento do número de pessoas e equipes
envolvidas na contagem física e que estejam familiarizadas com a identificação
dos itens do estoque.
Devem ser efetuadas reuniões preparatórias em todos os níveis, de forma a
proceder os esclarecimentos de todos os procedimentos de contagem e
treinamento das equipes.

A composição das equipes deve obedecer ao Organograma Funcional, conforme
demonstrado no ANEXO 1 .
A descrição das funções e responsabilidades de cada participante encontra-se
detalhada no ANEXO 4.

3.2. DEFINIÇÃO DOS LOCAIS DE CONTAGENS:
Os depósitos devem ser identificados com os respectivos locais, especificando,
qual o tipo de material ali existente. Deve também ser elaborado um lay-out do
local de forma a facilitar à sua identificação, bem como o dimensionamento das
equipes necessárias.

3.3. ARRUMAÇÃO FÍSICA:
Os estoques devem ser arrumados com antecedência. Nos dias anteriores ao
inventário os responsáveis pelos vários depósitos devem proceder ao
empilhamento adequado de caixas e agrupamento de itens que estejam
espalhados, de modo a facilitar a sua identificação e contagem. Os materiais em
processo de medição/devolução deverão estar em área específica e isolados dos
materiais a serem inventariados (devidamente identificados).
A arrumação física dos estoques deverá estar pronta impreterivelmente até as
17h50m do dia anterior ao início do inventário, com as respectivas identificações
dos materiais.

3.4. MATERIAL NÃO CONFORME – REPROVAS:
Para agilização do processo de inventário é imprescindível que, a Área de
Inspeção e Recebimento providencie as devoluções dos materiais, com pelo
menos 05 dias antes do início da realização do inventário.

3.5. RECEBIMENTO / EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS:
O encerramento físico x contábil ocorrerá no dia anterior ao início do inventário,
os fornecedores deverão suspender as entregas de materiais durante este
período.
Caso isto não seja possível, criar um pré-recebimento em local previamente
definido, comunicando oficialmente aos Almoxarifados este procedimento. Os
materiais do pré-recebimentos devem estar identificados através de referência ao
documento fiscal de entrada, e não devem ser incluídos no inventário, bem como,
sua integração ao estoque deverá ocorrer somente após o término do inventário.
Deve-se fazer um esforço para remover todos os itens de estoque da expedição e
não devem ser permitidas saídas durante o inventário, salvo casos de
emergências que deverão ser autorizados pelo Coordenador do Inventário no
depósito e devidamente documentados.
Os CD´s poderão transferir material para os CDA´s e Depósito Intenos
somente até a data a ser definida no cronograma de inventário (ANEXO 5).

3.6. ATIVIDADES DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS:
As movimentação de materiais no R/3 serão suspensas durante o período do
inventário, afim de não prejudicar as contagens.
Eventuais emergências vide item 5.5 – Movimentação Física dos Materiais.

3.7. TRANSFERÊNCIAS ENTRE DEPÓSITOS:
As transferências de materiais entre depósitos poderão ser efetuadas até a data a
ser definida no cronograma de inventário (ANEXO 5).
É proibida a transferência durante o período de contagem, exceto para casos de
emergências mencionados no item 5.5.

3.8. MATERIAIS EM TRÂNSITO:
As transferências de materiais entre Depósitos devem ser planejadas de modo a
não termos tal situação na data do inventário.
Havendo material em trânsito, estes deverão ser considerados como estoque do
depósito que o remeteu, com base nos dados dos pedidos de transferência em
trânsito.
Para efeito de Inventário, cópias das GM´s de transferências deverão ser
anexadas ao inventário dos materiais que encontram-se em depósitos
intermediários.
Na data do Inventário, o Departamento de Planejamento de Suprimentos emitirá
um relatório de posição dos estoques dos materiais em trânsito por depósito. para
preenchimento das contagens sistemicas somente para a Comissão Responsavel.

3.9. EQUIPAMENTOS PARA CONTAGEM:
Devem ser providenciadas pelos Coordenadores do Inventário dos Depósitos
(CD´s, CDA´s e Internos), as quantidades necessárias de bancadas,
calculadoras e outros equipamentos necessários a contagem e colocá-los à
disposição dos locais com antecedência de pelo menos 02 dias da data do
inventário.
Deverá ser observado que os equipamentos de contagem estejam aferidos para
aquela data.

3.10. FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE DE PRATELEIRAS (QUANDO
APLICÁVEL):
Visando uma maior segurança para a realização da contagem, os supervisores
deverão orientar o recolhimento das Fichas de Controle de Estoque colocadas
nas gavetas e/ou prateleiras, antes da data prevista para início das contagens.

3.11. ATUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE MATERIAIS:
O Sistema de materiais deverá estar atualizado, ou seja todas as movimentações
de materiais serem registradas no R/3, GEMWEB, LOGUS, Banco Access e etc até o dia anterior ao do inicio do Inventário.
A CPI deverá proceder reunião para orientação e treinamento das equipes e
pessoas envolvidas no inventário, com pelo menos 15 dias de antecedência a
data de realização.

4. FORMULÁRIOS DE INVENTÁRIO E A SUA UTILIZAÇÃO:
4.1. FORMULÁRIOS:
Os documentos necessários para realização do inventário são os seguintes:
- Lista de Materiais – (ANEXO 2);
- Lista para Registro das Mercadorias de nossa Propriedade em Poder de
Terceiros - (ANEXO 6).

4.2. RESPONSABILIDADE PELOS FORMULÁRIOS:
Os formulários de inventário - serão emitidos pela Equipe de Suporte e a
responsabilidade pela sua obtenção e distribuição com antecedência mínima
conforme cronograma de inventário é do Departamento de Planejamento de
Suprimentos.

4.3. INSTRUÇÕES DE UTILIZAÇÃO:
Equipamentos Avariados
As Listas de Materiais - serão emitidas, já contendo a identificação por
item. Elas serão emitidas por depósitos e com base na última posição existente
de estoque.
A lista de materiais - deverá permanecer em poder do responsável do
depósito para controle das contagens.
Para melhor controle sugerimos realizar a 1ª. contagem em todo o Depósito ou
parte dele e, só então, iniciar a 2ª. contagem e 3ª. caso necessário.

Após o preenchimento, a Lista de Materiais – deverá ser enviada via E-mail
para o representante indicado pela CPI e o original devolvido via malote
devidamente preenchida ao Departamento de Planejamento de Suprimentos.
É desejável que o responsável pelo inventário no depósito revise todas as áreas,
para verificar Se todos os itens foram incluídos no inventário.
Obrigatoriamente realizar-se-ão duas contagens em todos os materiais
inventariados excetuando-se os mencionados no item 2.6.
A terceira contagem ocorrerá quando existir diferença entre a primeira e a
segunda.
È recomendável que a segunda contagem, seja realizada por uma equipe
diferente da primeira, consequentemente o mesmo critério se aplica quando da
necessidade de uma terceira contagem.
Cada local de contagem poderá ser assistido por Auditores Externos e/ou
Auditores Internos a critério da CPI.
As contagens procedidas serão registradas na Lista de Materiais –, e
enviadas por e-mail após todos os itens serem contados.

5. PROVIDÊNCIAS DURANTE O INVENTÁRIO
5.1. UTILIZAÇÃO DO SISTEMA:
O Sistema estará disponível durante a realização do inventário apenas para a
consulta.

5.2. CONTROLE DAS CONTAGENS:
Diariamente os Supervisores deverão controlar e acompanhar o andamento das
contagens.

5.3. OCORRÊNCIAS:
Todo tipo de ocorrência (anormalidades) deverá ser prontamente comunicada ao
responsável geral do inventário, para que a solução seja providenciada.

5.4. LIBERAÇÃO DAS ÁREAS:
As áreas serão liberadas para início da contagem pela CPI, quando o depósito
estiver totalmente identificado e organizado.
Caberá aos responsáveis do Inventário nos depósitos, percorrerem as áreas onde
já foram concluídas as contagens certificando-se que todos os itens foram
devidamente contados e solicitar a liberação da Área.
5.5. MOVIMENTAÇÃO FÍSICA DOS MATERIAIS:

Evitar todo e qualquer tipo de movimentação física de materiais durante o período
de inventário, se eventualmente ocorrer a retirada de algum material, em caráter
de emergência, durante a realização do inventário, o Coordenador ou preposto
deverá considerar a saída do material .
Deverá ser emitida GM , identificando a reserva para a execução da baixa
ao término do inventário.

5.6. CORTE DE DOCUMENTAÇÃO – CUT-OFF
Os coordenadores do inventário realizarão o controle da documentação da
entrada e saída, certificando-se de que estas foram digitadas em tempo hábil no
Sistema.

5.7 PROTOCOLO DE CONTROLE DAS LISTAS/BOOK DE MATERIAIS :
Após emitidas pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos as listas
necessárias para a realização do Inventário, as mesmas deverão ser enviadas por
e-mail com protocolo de registro de recebimento.
Terminado o inventário, todas as listas devidamente preenchidas deverão ser
devolvidas.


6. PROVIDÊNCIAS APÓS O INVENTÁRIO:
6.1. ENCERRAMENTO:
Os responsáveis pelo inventário nos depósitos deveram comunicar o
encerramento do Inventário.
6.2. LIBERAÇÃO DO SISTEMA DE MATERIAIS:
Encerrado o inventário haverá a comunicação dos coordenadores à CPI da volta
do sistema para as movimentações.
6.3 FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE (QUANDO APLICÁVEL)
(Fichas de Gaveta e/ou Prateleiras)
Os Coordenadores do Inventário deverão providenciar a recolocação das fichas
de controle de estoques nos respectivos lugares.
6.4. DIFERENÇAS / JUSTIFICATIVAS:
O Departamento de Planejamento de Suprimentos em conjunto com
representantes das Bases Operacionais e Gestão de Ativos devem analisar as
divergências e providenciar as justificativas.
Critérios:
a) As justificativas deverão ser feitas sobre as variações negativas e/ou
positivas.
Todos os depósitos e filiais deverão apresentar justificativas para os itens com
variação acima de R$ 1.000,00.
Data base do inventário - O valor utilizado é o preço médio móvel da data base do
inventário.
b) O formulário de justificativa segue ANEXO 3.
c) As justificativas deverão ser consistidas com documentos
comprobatórios/evidências do ocorrido (ANEXO 3).
Deverá ser elaborado relatório específico (ANEXO 7) e submetido a aprovação
obedecendo os níveis de competência descritos na Norma Administrativa “Níveis
de Competência – Delegação de Autoridade” (Documento GED n° 314).

7. INVENTÁRIO ROTATIVO:
Realização periódica e continua de contagem dos itens em estoque, conforme critério
definido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, a fim de acompanhar a
acuracidade dos estoques, avaliando as causas das eventuais divergências, propor
melhorias nos processos e possibilitar registro e ajustes das divergências a cada
bimestre, através de Relatórios de Inventário.
7.1– INVENTÁRIO ROTATIVO NOS CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO - CD:
A cada 2 meses o DSP/DEES informará os itens a serem inventários.
O operador fará as justificativas das divergências a cada apuração dos inventários
rotativos ao Departamento de Planejamento de Suprimentos, identificando as
causas e apurando as responsabilidades.
A CPFL, no fechamento do Inventário Oficial fará as cobranças dos valores
superiores a 0,3 % do valor global do estoque em poder da contratada ( quando
aplicável ).

7.2. INVENTÁRIO ROTATIVO NOS DEPÓSITOS DOS CENTROS DE
DISTRIBUIÇÃO AVANÇADOS – CDA´S (ESTAÇÕES AVANÇADAS)
Até o Inventário Oficial todos os estoques terão sido mapeados três ( 02 ) vezes.A
responsabilidade pelos resultados será compartilhadas com a base operacional,
devendo haver uma análise conjunta das divergências (conforme item 6.4).
7.3. INVENTÁRIO ROTATIVO NOS DEPÓSITOS TERCEIROS.
Conforme condições contratuais, nos materiais em poder De terceiros deverão
ser realizados inventários rotativos a cada 2 meses, afim de manter a acuracidade
do estoque.
Por determinação da legislação vigente, deverá ser executado um Inventário Oficial
a ser definido pela CPFL. A contratada será notificada com pelo menos 30 dias de
antecedência do início do inventário, a fim de providenciar a organização das áreas
para contagem e disponibilizar os recursos necessários, indicando inclusive um
representante para o inventário.
As eventuais divergências de estoque não justificadas serão apresentadas à
contratada após a apuração do inventário, que terá no máximo 30 dias para
executar a reposição do material ou a indenização dos valores apurados.

8. SUBTRAÇÃO
8.1. SUBTRAÇÃO DE MATERIAIS REGISTRADOS NO ESTOQUE
A Subtração de Materiais/Equipamentos ocorridos nos depósitos dos Centros de
Distribuição (RPC e RPC)e EA’s deverão ser notificados formalmente pelos
correspondentes Gestores ( Gerentes do Departamento do Serviço de Rede ou
Gerente do Operador Logístico ) ao DSP – Departamento de Planejamento de
Suprimentos, devendo ser acompanhado do respectivo BO – Boletim de
Ocorrência policial.
Deverá constar no BO – Boletim de Ocorrência o código, descrição e quantidade
do material subtraído, além dos números patrimoniais.
Será elaborado Relatório sobre o fato e submetido a aprovação dos Gerentes dos
Depto de Engenharia DEE e Depto de Planejamento de Suprimentos DSP, cópia
será enviada ao PRI – Departamento de Infra-Estrutura Administrativa para o
acompanhamento.
Será gerada a ODI/ODD para desativar os itens subtraídos e criar saldo no Sistema.
Os lançamentos serão realizados após a aprovação do Relatório pelo Gerente.
NOTA : Materiais em processo de medição/ ativo imobilizado em curso deverão
estar registrado na conta de estoque para lançamento.
Não se aplica aos materiais registrados/estocados nos terceiros, sendo sua
guarda de inteira responsabilidade da contratada.

ANEXO 1
ORGANOGRAMA FUNCIONAL
ANEXO 2
COMISSÃO PERMANENTE
DE INVENTÁRIO – CPI
Contabilidade / DSP
EQUIPE DE SUPORTE
COORDENADOR DO
INVENTÁRIO
Gerentes DEES/DCVP, Serviço
de Distribuição / Campo
Chefe de Operações - CD
SUPERVISOR DA ÀREA
REP. DA EMPRESA
EQUIPES DE
INVENTÁRIO
COORDENADOR GERAL
Contabilidade
COORDENADORES
Procedimento – Auditoria
Operacional – DEE/DCV/DSP
EQUIPES DE
INVENTÁRIO
EQUIPE DE
DIGITADORES
LISTA DE MATERIAIS PARA O INVENTÁRIO – MB52
ANEXO 3
RELATÓRIO DAS JUSTIFICATIVAS DAS DIVERGÊNCIAS
ANEXO 4
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS PARTICIPANTES
Comissão Permanente de Inventário
♦ Marcar a data da realização do inventário junto com o Departamento de
Planejamento de Suprimentos e comunicar a Auditoria;
♦ Escolher os coordenadores do inventário dentro de sua área e solicitar as
indicações dos demais participante;
♦ Elaborar o cronograma de prazos de inventário;
♦ Verificar a fidedignidade do inventário;
♦ Autorizar, após valorizado e analisado o encerramento do inventário;
♦ Liberar o sistema para as movimentações, após encerrado o inventário;
♦ Preparar e encaminhar os Relatórios para Homologação do inventário;
♦ Preparar e realizar o treinamento dos Coordenadores do Inventário e do
representante da empresa, com pelo menos 15 (quinze) dias de antecedência a
data de realização.
Coordenador do Inventário
♦ Definir os Supervisores da Área;
♦ Indicar o pessoal envolvido ao responsável pelo Inventário para devida
convocação;
♦ Providenciar recursos necessários para a contagem dos materiais;
♦ Responsabilizar-se pela elaboração e entrega dos documentos ao responsável
nos prazos estabelecidos;
♦ Controlar os prazos, de forma que o Inventário seja feito corretamente e seus
resultados sejam confiáveis;
♦ Verificar as contagens e se necessário, fazer com que os materiais sejam
recontados;
♦ Assegurar a exatidão das contagens;
♦ Fornecer e recolher do Supervisor da Área, todos os documentos para realização
e controle do inventário;
♦ Liberar a Área inventariada, em comum acordo com a CPI;
♦ Encerrar o Inventário físico, após verificar que não falta nenhum material a ser
contado.
Representante da Empresa - Supervisor da Área
♦ Indicar os contadores e controladores;
♦ Comunicar contadores e controladores a data do Inventário;
♦ Orientar a equipe de inventário sobre as normas e cronograma de prazos do
Inventário;
♦ Inspecionar os locais de contagem, quanto ao arranjo físico do Inventário,
comunicando ao Coordenador qualquer irregularidade;
♦ Controlar a lista/book de material e orientar as contagens conforme definido
neste procedimento.
♦ Redistribuir as equipes de contagem que forem terminando as contagens nas
áreas pré-definidas;
♦ Solicitar ao Coordenador, funcionários para a Contagem, quando notar que a
equipe pré-definida for insuficiente para o cumprimento do prazo;
♦ Responder pelo controle e contagem de todos os itens, cuidando para que
nenhum item fique sem ser inventariado;
♦ Assegurar a exatidão das contagens;
NOTA : No caso de contagens rasuradas, as mesmas deverão ser confirmadas
(corrigidas) com assinatura do Supervisor da Área ou Auditores presentes.
Equipes de Inventário - Contadores
♦ Efetuar a 1ª, 2ª ou 3ª contagem, conforme autorização do Representante da
Empresa - Supervisor da Área. Para os itens com diferença entre a 1ª e 2ª
contagem deverão ser seguidos os seguintes critérios:
♦ Todos terão tantas contagens quantas forem necessárias, até que se obtenha a
igualdade entre duas contagens;
♦ Confrontar se os dados do material a ser contado são os mesmos que constam
na Lista de Material , inclusive se a unidade de medida é igual;
♦ Contar o material, anotando na lista a quantidade apurada;
♦ Devolver ao mesmo local o material retirado para efetuar a contagem;
♦ Levar ao conhecimento do Supervisor da área qualquer irregularidade
encontrada;
♦ Repetir os procedimentos para outras áreas que forem designadas a fazer
contagens;
♦ Entregar ao Supervisor da área todas as contagens sob sua responsabilidade;
♦ Aguardar do Supervisor da área a comunicação do encerramento do Inventário
daquela área.
Equipe de Suporte
♦ organizar o recebimento, conferência e preparação dos dados para inserção no
Sistema.
♦ suporte sobre os procedimentos;
♦ emissão, encaminhamento e controle das Lista de Materiais ;
♦ coordenar as ações e procedimentos no R/3, afim de suportar o inventário.
♦ Emissão dos documentos do Inventário.
Equipe de Digitadores
♦ digitar resultado obtido por local;
Orientação Técnica
Suprimentos
Inventário Físico - Equipamentos de Medição
♦ preparação de dados para o lançamento;
♦ emissão de documentos de inventário;
♦ Conferência da digitação;
♦ controle e arquivamento dos documentos originais;
♦ preparar dados para as análises dos resultados dos inventários.
Equipe para Identificação de Itens (DSQ)
♦ Durante a realização do inventário o Departamento de Qualificação de
Fornecedores deverá ter de plantão equipe para identificação dos itens que
porventura estejam sem código e/ou misturados nas embalagens.
ANEXO 5
Item Atividades Responsável Data Limite
1 Coordenação Geral do Inventário CPI
2 Coordenação/Cumprimento das Instruções de Inventário CPI
3 Divulgação da data do inventário CPI
4 Elaboração do manual de instrução de inventários CPI
5 Definição dos locais de contagem Coordenadores
6 Reunião de instruções de inventário CPI
7 Elaboração do lay out dos locais de contagem
8 Definição do dimensionamento dos grupos de contagem; Relação dos nomes;
Coordenadores, Supervisores, Chefes, Contadores e Controladores.
CPI e Coordenadores
9 Separação dos pedidos do sistema GEM .
10 Conferencia dos medidores retirados (Emissão da ODI/ODD) DSP - DEES - DCVP
11 Material de nossa propriedade em poder de terceiros;
Relatório dos estoques em poder de terceiros na data base;
Preparação das cartas, controle do envio aos fornecedores. DSP - DEES
12 Emissão de listagem de lançamento de contagem
13 Distribuição de listagem de lançamentpo de contagem; Onde distribuir;
A quem distribuir.
14 Recebimento/Expedição
Limpar o Recebimento e Expedição
Se ocorrer recebimento durante o inventário, criar um pré inventário.
15 Arrumação Física Op. Logístico/Coordenadores/Terceiros.
16 Atualização dos sistemas de materiais/ efetuar todos os lançamentos .
17 Bloqueio das Movimentações no sistema.
18 Confirmação formal pelas áreas.que todas as providências para inventário foram tomadas.
19 Confirmação da contagem em 100% dos itens .
20 Autorização do início e encerramento do inventário.
21 Recebimento das Listas de Inventário DSP
22 Análise das divergências e preparação de dados para análise DSP
23 Análise das divergências DSP - DEES - DCVP
24 Acerto de eventuais divergências DSP
25 Emissão dos documentos de Inventário DSP
26 Coordenação da digitação dos documentos de inventário DSP
27 Emissão dos relatórios para conferência da digitação DSP
28 Emissão de Relatórios - valor das divergências, acuracidade, etc DSP
29 Lançamento dos documentos de inventário Contabilidade
30 Justificativas das diferenças de inventário Coordeadores/Equipe de Suporte
31 Emissão do Relatório de Inventário (por empresa) para aprovação DSP
32 Follow-up da circulação junto aos fornecedores, buscando a obtenção
de 100% das respostas. DSP
33 Contagem em 100% dos itens nos depósitos .
34 Copilação e apuração do resultado do inventário DSP - DEES - DCVP
CRONOGRAMA DE ATIVIDADES / RESPONSABILIDADES
ANEXO 6
CARTA PARA CONFIRMAÇÃO DE MATERIAIS DE NOSSA
PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS
Manaus, Agosto de 2010
À
(Fornecedor ou Cliente)
Endereço
CEP - Cidade - Estado
Prezados Senhores,
A título de conferência e por estarmos realizando inventário em nossos estoques, solicitamos
confirmarem o relatório em anexo, referente aos produtos de nossa propriedade que se encontrarem em poder de V.Sas.
Informamos que o anexo contempla a posição de ----/----/------ devendo V.Sas atualizarem os itens com as notas fiscais de recebimento e confirmarem a existência física dos equipamentos em suas
dependências.
A resposta deverá ser encaminhada até o dia ____/_____/_____
Responsável CPFL : Nome completo
E:mail
Telefone
Anexo:
Atenciosamente
____________________________________
GERENTE DO DSP
ANEXO 7 – Utilizado nos Inventários Anual e Rotativo
Relatório – Comissão de Inventário
Para: Diretoria Financeira
Objetivo: Aprovação do Inventário Físico de Materiais – 200X

NOTA FINAL.:
Quanto aos anexos e formulários mencionados acima, bem como a linguagem normativa deste relatório , vc poderá encontrar em seu manual SGQ ( Sistema da Gestão da Qualidade ).
Afinal não posso fazer tudo por você .

Edilson Galvão dos Santos .
Consulte-nos .: Edilson.galvao1@gmail.com

WMS - Uma fraude nos Almoxarifados do Polo Duas Rodas

O sistema WMS normalmente usado na Logística como uma ferramenta que automatiza a gestão da armazenagem graças aos seus módulos especiais que facilitam as atividades de controle de entrada e saída de Produtos Acabados ( Entre suas vantagens está a agilização na localização dos produtos e a facilidade de dimensionamento de volume ocupado no armazém, o que otimiza tempo e custos na estocagem e movimentação de Produtos ) .
Agora esta sendo vendido como uma ferramenta na automatização da gestão de peças/CKD's , insumos, Materia Prima em diversos estágios de produção, e isto é mais um engodo lançado sobre profissionais que atuam na Area de Materiais porém não possuem profundidade sobre o tema.
Para atuar neste novo Set up , seus consultores informam que podem fazer algumas adaptações e derivações nos módulos originais do WMS buscando a satisfação das necessidades dos clientes deste novo nicho.

Cuidado , o mercado possui softwares/opções para trabalhar com componentes industriais, atendendo os conceitos de Ordem de Produção ; sem necessidade de implantar algo cujo as modificações não são de domínio publico .
Software bem mais eficiente, eficaz com custos dentro de plataforma plausível.

Quais os Benefícios da Linha Azul

Benefícios

O principal benefício da Linha Azul é a redução no tempo de liberação das cargas submetidas à despacho aduaneiro de importação, exportação ou trânsito aduaneiro, que terá tratamento preferencial para o "canal verde" (desembaraço automático) e garante que nos despachos selecionados para conferência aduaneira, bem como, os despachos para admissão em Regimes Aduaneiros Especiais (EX: Admissão Temporária), a conferência seja concluída em até oito horas (no caso de recinto localizado em porto) ou até quatro horas (nos demais recintos).

Isso implica maior previsibilidade no recebimento de mercadorias e redução dos denominados custos logísticos alfandegários (armazenamento, transporte, demurrage, etc.). No Brasil, a alíquota média efetiva do Imposto sobre a Importação está em torno de 12% e existem estudos internacionais que estimam os custos alfandegários na ordem de 10% do valor das mercadorias, portanto, a redução destes custos ensejará maior competitividade à empresa nacional no mercado globalizado.

Além do benefício logístico, a empresa beneficiária da Linha Azul tem um desconto especial na tarifa de armazenagem aérea em qualquer aeroporto nacional administrado pela Infraero.

O que é um SGA e o que é ISO 14001

Um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) é uma estrutura desenvolvida para que uma organização possa consistentemente controlar seus impactos significativos sobre o meio ambiente e melhorar continuamente as operações e negócios.
A ISO 14001 é uma norma internacionalmente aceita que define os requisitos para estabelecer e operar um Sistema de Gestão Ambiental.
A norma reconhece que organizações podem estar preocupadas tanto com a sua lucratividade quanto com a gestão de impactos ambientais, a integra estes dois motivos e provê uma metodologia altamente amigável para conseguir um Sistema de Gestão Ambiental efetivo.
Na prática, o que a norma oferece é a gestão de uso e disposição de recursos. É reconhecida mundialmente como um meio de controlar custos, reduzir os riscos e melhorar o desempenho.
Não é só uma norma “no papel” – ela requer um comprometimento de toda a organização. Se os benefícios ambientais e seus lucros aumentam, as partes interessadas verão os bônus.

Índice de Check in/out adotado pelo Edilson :
- O que é um SGA e o que é ISO 14001?
- Suas perguntas respondidas.
- O sistema que beneficia seus lucros bem como o meio ambiente .
- A abordagem Planejar, Fazer, Checar, Agir (PDCA) .
- O PDCA e os quatro focos .
- Estabelecendo um Sistema de Gestão Ambiental .

- Controle de Documentos e Dados .
- Monitoramento, Medição, Análise Crítica pela Administração .
- Ações Corretivas e Preventivas .
- ISO 14001. Apenas uma de um conjunto de normas .
- A próxima etapa? Descubra mais fale com edilson.galvao1@gmail.com

PIM - PROJETO LINHA AZUL

A Linha Azul destina-se a pessoas jurídicas industriais que operem com regularidade no comércio exterior e consiste em tratamento de despacho aduaneiro expresso nas operações de importação, exportação e trânsito aduaneiro, mediante habilitação prévia e voluntária das interessadas a um conjunto de requisitos e procedimentos que demonstrem a qualidade de seus controles internos, garantindo o cumprimento das obrigações tributárias e aduaneiras e permitindo o seu monitoramento permanente pela fiscalização aduaneira .
01- HABILITAÇÃO LINHA AZUL ( Requisitos e condições para a habilitação ; Procedimentos para a habilitação e Concessão );
02- MONITORAMENTO DA REGULARIDADE ADUANEIRA. ( Sanções Administrativas e Desabilitação ).
03- PROCEDIMENTOS DE DESPACHO ADUANEIRO EXPRESSO ( Armazenamento prioritário; Trânsito aduaneiro na importação e Exportação; Despacho aduaneiro de importação e Exportação );
04- DISPOSIÇÕES GERAIS.
Faça-nos uma consulta, podemos ajuda-lo no processo de Certificação .: edilson.galvao1@gmail.com

NR.18 - CONDIÇÕES E MEIO AMBIENTE DE TRABALHO NA INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO

18.24 Armazenagem e Estocagem de Materiais
18.24.1 Os materiais devem ser armazenados e estocados de modo a não prejudicar o trânsito de pessoas e de
trabalhadores, a circulação de materiais, o acesso aos equipamentos de combate a incêndio, não obstruir portas ou
saídas de emergência e não provocar empuxos ou sobrecargas nas paredes, lajes ou estruturas de sustentação, além
do previsto em seu dimensionamento.
18.24.2 As pilhas de materiais, a granel ou embalados, devem ter forma e altura que garantam a sua estabilidade e
facilitem o seu manuseio.
18.24.2.1 Em pisos elevados, os materiais não podem ser empilhados a uma distância de suas bordas menor que a
equivalente à altura da pilha. Exceção feita quando da existência de elementos protetores dimensionados para tal
fim.
18.24.3 Tubos, vergalhões, perfis, barras, pranchas e outros materiais de grande comprimento ou dimensão devem
ser arrumados em camadas, com espaçadores e peças de retenção, separados de acordo com o tipo de material e a
bitola das peças.
18.24.4 O armazenamento deve ser feito de modo a permitir que os materiais sejam retirados obedecendo à
seqüência de utilização planejada, de forma a não prejudicar a estabilidade das pilhas.
18.24.5 Os materiais não podem ser empilhados diretamente sobre piso instável, úmido ou desnivelado.
18.24.6 A cal virgem deve ser armazenada em local seco e arejado.
18.24.7 Os materiais tóxicos, corrosivos, inflamáveis ou explosivos devem ser armazenados em locais isolados,
apropriados, sinalizados e de acesso permitido somente a pessoas devidamente autorizadas. Estas devem ter
conhecimento prévio do procedimento a ser adotado em caso de eventual acidente.
18.24.8 As madeiras retiradas de andaimes, tapumes, fôrmas e escoramentos devem ser empilhadas, depois de
retirados ou rebatidos os pregos, arames e fitas de amarração.
18.24.9 Os recipientes de gases para solda devem ser transportados e armazenados adequadamente, obedecendo-se